申込を受け取った段階と予約が確定した段階は、別の連絡にします。定員や支払いを確認する前に「参加が決まりました」と送ると、後から席を用意できない場合に行き違いになります。以下の【】は記入欄です。使わない項目は削り、連絡先や申込先には主催者が実際に使用する情報を入れてください。
申込を受け取ったとき
残席や支払いなどを確認中で、参加がまだ確定していない場合の返信です。確認結果をいつ知らせるかも伝えます。
件名：【教室名】お申し込みを受け取りました 【お名前】様 【教室名】へのお申し込みを受け取りました。ありがとうございます。 お申し込み内容：【開催日・時間】／【講座名】 現在、受付状況を確認しています。この時点では予約は確定していません。 【返信予定日】までに、参加の可否と次の手続きをご連絡します。 ご質問や申込内容の訂正は【実際の連絡先】へお知らせください。 【教室名・主催者名】
予約が確定したとき
定員と必要な手続きを確認し、席を確保できたときに送ります。未払いが残る運用なら、支払い済みと書かず期限と方法を別途案内してください。
件名：【教室名】ご予約確定のお知らせ 【お名前】様 【開催日・時間】の【講座名】のご予約が確定しました。 会場：【会場名・所在地】 参加費：【金額と支払い状況に合う案内】 当日の詳しいご案内は【案内予定日】までにお送りします。 参加できなくなった場合は【実際の連絡先】へご連絡ください。 【教室名・主催者名】
満席で受け付けられないとき
申込を受け取っても席を用意できなかった場合は、参加できないことを明確に伝えます。待機者名簿への登録は、本人が希望した場合だけ別に確認します。
件名：【教室名】お申し込みいただいた回について 【お名前】様 【開催日・時間】の【講座名】にお申し込みいただき、ありがとうございます。 申し訳ありませんが、今回は満席のためお席をご用意できません。 今回はキャンセル待ちの受付も行っていません。 【教室名・主催者名】
キャンセル待ちを実際に受け付ける場合だけ、最後の一文を「キャンセル待ちを希望される場合は【実際の連絡先】へお知らせください。登録方法をご案内します」に置き換えます。本人の希望を確認する前に登録済みと伝えないようにしてください。
開催前日に案内するとき
参加が確定した人に、集合場所と時刻、持ち物をまとめて送ります。建物の入口や遅れる場合の連絡先も、当日使えるものを記入します。
件名：【教室名】明日のご案内 【お名前】様 明日の【講座名】についてご案内します。 日時：【開催日】 【開始時刻】〜【終了時刻】 会場：【会場名・住所・入口の案内】 持ち物：【持ち物。不要なら「特にありません」】 開始【分数】分前から入室できます。遅れる場合や道が分からない場合は【当日つながる連絡先】へお知らせください。 お会いできるのを楽しみにしています。 【教室名・主催者名】
参加者からキャンセルの連絡があったとき
まず欠席の連絡を受け取った事実を伝えます。返金の可否や手続きが未確認なら、完了や返金日を約束せず、確認後の案内時期を示します。
件名：【教室名】キャンセルのご連絡を受け取りました 【お名前】様 【開催日・時間】の【講座名】について、キャンセルのご連絡を受け取りました。 ご連絡ありがとうございます。 お支払いがある場合の扱いは、申込時にご案内した条件と支払い状況を確認し、【返信予定日】までに改めてお知らせします。 確認のために必要なことがあれば、こちらからご連絡します。 【教室名・主催者名】
主催者が日程変更を相談するとき
主催者の都合で変更を検討する場合は、変更後の候補と回答期限を伝え、参加者の同意を求めます。返信前に予約が新日程へ移ったような書き方は避けます。
件名：【教室名】開催日程の変更についてご相談 【お名前】様 【当初の開催日・時間】に予定していた【講座名】について、主催者の都合により日程変更をご相談します。ご予定を調整いただいていたところ、申し訳ありません。 変更後の候補：【候補日・開始時刻・終了時刻】 この候補で参加できるか、【回答期限】までに【実際の返信先】へお知らせください。現時点で新日程への変更は確定していません。 参加が難しい場合の扱いと、お支払い済みの費用については【確認後の案内予定日】までにご案内します。ご質問も同じ返信先で承ります。 【教室名・主催者名】
送信前の確認
【】の記入欄が残っていないか確認し、日時、会場、料金、返信期限を募集文や予約記録と照らし合わせます。申込受領と予約確定、キャンセル受領と返金完了、日程変更の相談と変更確定を取り違えないよう、送る前に件名と本文を読み直してください。
参加者の氏名や連絡先を公開ページへ転載しないでください。複数人へ一斉に送る場合は、宛先から他の参加者の情報が見えない方法を選びます。このページは文面の見本であり、連絡を実際に送信する機能はありません。
受付方法を決める段階なら予約受付の方法、少人数開催の準備には四人の教室の組み立て方も参考にしてください。募集文は募集文作成ツールで整えられます。予約サービスを比較する場合はサービスの選び方を確認できます。